[Tải và hướng dẫn dùng] Biên bản xác nhận mất hóa đơn

Khi mất, cháy, hỏng hóa đơn tùy vào hóa đơn đầu vào, đầu ra hay hóa đơn liên 1 hay liên 2 hoặc liên 3 mà kế toán có cách xử lý khác nhau. Nếu là mất hóa đơn GTGT thì bạn phải sử dụng đến “Biên bản xác nhận mất hóa đơn” hay “Biên bản báo mất hóa đơn trong bài viết sau. Và tìm hiểu thêm về mức phạt khi bị mấy hóa đơn GTGT liên 2. Bên cạnh hóa đơn giấy, các bạn bên tham khảo thêm hóa đơn điện tử là gì vì hiện tại đã có thông tư chính thức về việc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp rồi bạn nha.

1/Tải biên bản xác nhận mất hóa đơn

Đây là “Biên bản báo mất hóa đơn” bạn có thể tham khảo, hoặc tải về để sử dụng ở link phí dưới.

CỘNG HÒA XÃ HỘỊ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
—oOo—

BIÊN BẢN BÁO MẤT HOÁ ĐƠN ( GTGT LIÊN 2 ĐÃ LẬP)

Số 01/2016/BBMHĐ

- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

-  Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thì hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Hôm nay, ngày ………., đại diện hai bên gồm có:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN : ……………………………….

 Địa chỉ : ……………………………………………………………………………

MST: ………………………….

Điệnthoại: …………………….

Ông (bà): …………………..        Chức vụ : ………………

BÊN GIAO HÓA ĐƠN: …………………………………………………………

Địa chỉ: ………………………….

Điệnthoại: ……………………..

MST: ……………………

Ông (bà): …………       Chức vụ : ……….

Hai bên cùng tiến hành lập biên bản để xác nhận việc bên chuyển phát nhanh (bên nhận hóa đơn) đã làm mất bản gốc liên 2 các hóa đơn GTGT đã lập theo chi tiết sau:

Các số hóa đơn bị mất bản gốc – Liên 2

TT	Tên loại hóa đơn	Mẫu số	Ký hiệu hóa đơn	Số hóa đơn	Số lượng	Liên hóa đơn	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8
1

Công ty CP đầu tư chuyển phát nhanh 247 cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc mất hóa đơn này. 

Biên bản này lập thành 03 bản, đơn vị giao hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị nhận hóa đơn giữ 01 bản, đơn vị chuyển phát nhanh giữ 01 bản

Chú ý:

-       Cả bên bán và bên mua ký, ghi rõ họ tên (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền), đóng mộc.

-       Bên bán và bên mua chịu trách nhiệm pháp lý cho biên bản đã lập.

Các bạn tải “Biên bản xác nhận mất hóa đơn” dưới đây để sử dụng:

Nếu bạn vẫn chưa biết cách xử lý khi bị mất hóa đơn GTGT đầu ra và hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2) thì hãy xem nội dung tiếp theo.

->>> Xem thêm: 

[Thông tư chính thức giải đáp] Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

2/Cách xử lý khi mất hóa đơn

a/Hóa đơn GTGT đầu ra

Cách xử lý: Khi bị mất, cháy, hỏng hóa đơn trong vòng 5 ngày, kế toán tiến hành lập và gửi “Thông báo mất hóa đơn” cho cơ thuế (trực tiếp quản lý). Mẫu số BC21/AC

b/ Hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2)

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc.

Trong biên bản phải thể hiện đầy đủ nội dung thời gian cụ thể khai và nộp thuế, có tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật (người được ủy quyền), đóng dấu. Đồng thời nộp phạt từ 4 triệu – 8 triệu. Tải mẫu báo mất hóa đơn.

Bước 2: Sao chụp hóa đơn liên 1

Người bán sao chụp liên 1, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận và đóng dấu và giao cho người mua.

Căn cứ vào liên 1 được người bán giao và biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn, người bán ghi nhận và kê khai thuế.

Hóa đơn là chứng từ vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp để xác nhận, chứng minh các khoản chi phí phát sinh, làm căn cứ để hạch toán và báo cáo. Đây cũng là căn cứ để làm việc với cơ quan chức năng nên việc quản lý hóa đơn vô cùng gắt go. Khi bạn làm mất hóa đơn, sau khi trình báo thì phải đóng mức phạt nhất định và được quy định cụ thể.

->>> Xem thêm:

mua chữ ký số ở đâu

3/Mức phạt khi mất hóa đơn

Khi làm mất hóa đơn theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP được áp dụng từ 01/08/2016 thì sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng.

• -       Nếu hóa đơn đã lập (liên giao cho KH) bị mất, cháy, hỏng: người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc. Đồng thời người bán đã kê khai, nộp thuế, … có chừng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và kèm theo tình tiết giảm nhẹ. Thì sẽ được xử ở mức tối thiểu. Trường hợp có thêm tình tiết giảm nhẹ thì chỉ phạt cảnh cáo.
• -       Nếu hóa đơn bị mất, cháy, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn thì không bị phạt.
• -       Nếu hóa đơn được lưu trữ (hóa đơn đầu ra liên 1 và liên 3) bị mất, cháy, hỏng thì bị phạt từ 500,000 – 1,000,000 (các bạn tham khảo chi tiết ở điều 12 – Nghị định 105/2013/NĐ-CP.
• -       Tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành xử phạt thì bạn không bị phạt tiền.
• -       Nếu hóa đơn bị làm mất, cháy, hỏng là hóa đơn đã lập sai hoặc đã xóa bỏ. Và người bán lập hóa đơn khác để thay thế thì chỉ bị phạt cảnh cáo mà không bị phạt tiền.
• -       Mỗi lần mất hóa đơn liên 2 bạn phải khai báo ngay cho cơ quan. Nếu bạn gộp nhiều lần lại để khai báo mà cơ quan có căn cứ để xác định thì sẽ xử lý phạt theo từng lần mất hóa đơn.

Dù là bạn là DN mới thành lập hay đã hoạt động lâu nếu mất hóa đơn thì phải sử dụng “Biên bản xác nhận mất hóa đơn” và “Mẫu số BC21/AC” để khai báo với cơ quan thuế kịp thời. Đồng thời thực hiện các thủ tục cần thiết khác. Tuy nhiên việc bảo quản hóa đơn, chứng từ vô cùng quan trọng, kế toán phải hết sức cẩn thận, tránh để tình trạng mất, cháy, hỏng.

Xem thêm:

[Doanh nghiệp XNK] Bán hàng cho khu chế xuất có chịu thuế GTGT